Estimate — Gebruikershandleiding

1. Introductie

Estimate helpt projectteams bij de moeilijkste vraag in het vak: “Hoeveel uur gaat dit project kosten?”

In plaats van iedereen direct uren te laten gokken, gebruikt Estimate een tweestapsmethode die veel betrouwbaarder is:

1. Relatieve complexiteit — meerdere estimators beoordelen elk werkpakket onafhankelijk op een complexiteitsschaal (van Trivial tot Near impossible). Mensen zijn veel beter in het vergelijken van taken dan in het voorspellen van uren.
2. Uren-anker — elke estimator geeft een echte ureninschatting alleen voor de implementatie van slechts één goed te overzien werkpakket (hun meest complexe Overseeable-pakket). Dit ene kalibratiepunt rekent complexiteitspunten om naar implementatie-uren voor het hele project.

De projectmanager of teamlead bekijkt daarna alle meningen naast elkaar, bepaalt per werkpakket een definitieve complexiteit en krijgt een berekend totaal voor het hele project.

2. Aan de slag

Je bedrijf registreren

Estimate is georganiseerd rond bedrijven. De eerste gebruiker registreert het bedrijf en wordt automatisch de bedrijfseigenaar.

1. Open de applicatie en klik op Register your company op de inlogpagina.
2. Vul de bedrijfsnaam, je eigen naam en je e-mailadres in.
3. Check je inbox: je ontvangt een welkomstmail met een link om je wachtwoord in te stellen.
4. Stel je wachtwoord in en log in.

Inloggen

Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Gebruik Forgot password? om op elk moment een herstel-link aan te vragen.

3. Rollen & rechten

Elke gebruiker heeft één rol die bepaalt wat hij of zij kan doen:

4. Je team beheren

Open als bedrijfseigenaar Users in de navigatiebalk om je teamleden te beheren.

Klik op New user om een teamlid toe te voegen. Kies de rol en verstuur — de nieuwe gebruiker ontvangt een welkomstmail met een link om zelf een wachtwoord in te stellen. Je hoeft dus nooit wachtwoorden te delen.

5. Het dashboard

Na het inloggen kom je op het dashboard. Afhankelijk van je rol zie je:

• My estimations — uitnodigingen die aan jou zijn gericht, met een link om verder te gaan met inschatten.
• My projects — projecten die jij beheert, met live tellers: werkpakketten, afgeronde inschattingen en vastgestelde finals.

6. Projecten aanmaken & beheren

Open Projects in de navigatiebalk voor een lijst van alle projecten waartoe je toegang hebt.

Klik op New project en vul in:

• Code — een unieke korte projectcode (bijv. DEMO-001).
• Name — de projectnaam.
• Project manager en Team lead — de twee verantwoordelijken. Beiden kunnen het project bewerken en reviewen.

7. Werkpakketten & uitnodigingen

Open een project om op de detailpagina te komen. Dit is je controlecentrum voor het hele inschattingsproces.

Werkpakketten

Deel het project op in werkpakketten: resultaten of onderdelen van het werk die los te beoordelen zijn, bijv. “Locatie voorbereiden”, “Leveranciers onboarden” of “Oplevering aan de klant”. Voeg ze toe met het formulier onderaan de lijst — een duidelijke omschrijving helpt estimators enorm. Elk pakket is inline te bewerken of te verwijderen.

Estimators uitnodigen

Kies in de sectie Invitations een gebruiker uit de dropdown en klik op Send invitation. De estimator ontvangt een e-mail met een persoonlijke inschattingslink. Een project kan maximaal 4 estimators hebben.

De tabel toont per uitnodiging:

• Status — Completed, In progress (met de datum van eerste opening) of nog niet geopend.
• Progress — hoeveel werkpakketten de estimator al heeft beoordeeld.
• Hours anchor — de uren die zijn ingevuld voor het ankerpakket (na afronden).
• Resend — verstuur de uitnodigingsmail opnieuw; Delete — verwijder een nog niet afgeronde uitnodiging.

8. Inschatten (voor estimators)

Als estimator ontvang je een e-mail “Invitation to estimate” met een persoonlijke link. Inloggen is niet nodig — de link is je toegangssleutel, deel hem dus niet.

1. Open de link. Je ziet alle werkpakketten van het project met bovenaan een voortgangsbalk.
2. Kies per werkpakket het complexiteitsniveau dat het beste past en licht je keuze kort toe. Elke beoordeling wordt apart opgeslagen met een eigen Save-knop — je kunt dus stoppen en later verdergaan.
3. Zijn alle pakketten beoordeeld, beantwoord dan de slotvraag: welk van jouw ‘Overseeable’-werkpakketten is het meest complex?
4. Vul in hoeveel uur jij nodig hebt om dat specifieke werkpakket te implementeren. Neem alleen implementatie mee: geen testen of documentatie.
5. Klik op Complete. Je inschatting staat nu vast en de projectmanager kan je resultaten zien.

Na het afronden zie je een alleen-lezen samenvatting van alles wat je hebt ingediend:

9. Review & de eindschatting

Klik als projectmanager of teamlead op Review & estimate op de projectpagina of het dashboard. Deze pagina brengt alles samen:

De inschattingsmatrix

Elke rij is een werkpakket; elke kolom een estimator. Je ziet ieders complexiteitskeuze met toelichting, zodat meningsverschillen direct zichtbaar zijn. In de kolom Final bepaal jij per werkpakket de definitieve complexiteit (optioneel met toelichting) — bijvoorbeeld na een kort overleg met het team.

Je eigen uren-anker

In de kaart “Your implementation hours for the most complex ‘Overseeable’ package” vul je in hoeveel uur jij rekent voor de implementatie van het meest complexe ‘Overseeable’-werkpakket — dezelfde definitie die de estimators gebruiken. Het gemiddelde anker van de estimators (in uren, met de spreiding bij meerdere estimators) en het procentuele verschil met jouw waarde staan er ter referentie naast.

De totaalschatting

Zodra alle uitnodigingen zijn afgerond, alle finals zijn vastgesteld en jouw implementatie-ankeruren zijn ingevuld, kleurt de kaart Total estimate (all work) groen. De kaart toont de implementatie-uren verdubbeld voor testen, plus 10% documentatie.

10. De complexiteitsschaal

Estimate gebruikt een vaste, sterk niet-lineaire schaal. De grote sprongen zijn bewust: onzekerheid groeit exponentieel met complexiteit.

11. Hoe de berekening werkt

Het niveau ‘Overseeable’ (22 punten) is het kalibratieanker. De berekening:

Rekenvoorbeeld (het demoproject uit de schermafbeeldingen):

De reviewer vulde 36 implementatie-uren in als anker, dus:

De eigen ankers van de estimators zijn alleen voor implementatie en staan in de tabel Hour anchors als referentie voor het getal van de reviewer. Testen en documentatie worden pas aan het definitieve all-in totaal toegevoegd.